Knowledge Management System (KMS)
KMS significa Knowledge Management System (Sistema de Gestión del Conocimiento) y se refiere a una estrategia y una herramienta que permite crear, almacenar, compartir y utilizar el conocimiento generado por los miembros de una organización². Su objetivo es mejorar el aprendizaje organizacional y la innovación, así como evitar la pérdida o el desperdicio de conocimiento.
Entre las características de un KMS se encuentran:
- Contenido: el sistema KMS almacena el conocimiento explícito (documentos, informes, manuales, etc.) e implícito (experiencias, habilidades, intuiciones, etc.) de la organización en una base de datos accesible y actualizada.
- Personas: el sistema KMS involucra a las personas que poseen, crean, necesitan o usan el conocimiento en la organización, facilitando la colaboración, la comunicación y la transferencia de conocimiento entre ellas.
- Procesos: el sistema KMS es desarrollado para soportar y permitir procesos de conocimiento intensivo, como tareas o proyectos de creación, construcción, identificación, captura, selección, evaluación, acceso, recuperación y aplicación, que es el llamado ciclo de vida del conocimiento.
- Tecnología: el sistema KMS utiliza la tecnología para gestionar el conocimiento de forma eficiente y efectiva, mediante herramientas como bases de datos, motores de búsqueda, sistemas expertos, redes sociales, plataformas colaborativas, etc.
Entre los beneficios de un KMS en una empresa se encuentran:
- Aumento de la productividad y la calidad: al facilitar el acceso y el uso del conocimiento relevante para las actividades de la organización, se puede mejorar el desempeño y los resultados de los procesos y proyectos.
- Ahorro de tiempo y recursos: al evitar la duplicación o la pérdida de conocimiento en la organización, se puede reducir el esfuerzo y el costo de generar o adquirir nuevo conocimiento.
- Mejora de la competitividad y la adaptabilidad: al fomentar la innovación y el aprendizaje continuo en la organización, se puede generar ventaja competitiva frente a otras organizaciones y adaptarse mejor a los cambios del entorno.
- Mejora de la satisfacción y la retención: al involucrar a las personas en la gestión del conocimiento y reconocer su aporte y valor, se puede aumentar su motivación, compromiso y lealtad con la organización.
Existen diferentes tipos de software KMS que se pueden utilizar según las necesidades y el presupuesto de cada empresa. Algunos ejemplos son:
- De pago: son aquellos que requieren una licencia o una suscripción para su uso. Suelen ofrecer más funcionalidades, soporte técnico y personalización. Algunos ejemplos son Freshdesk (https://www.freshworks.com/latam/freshdesk/knowledge-management-system/), Zendesk (https://www.zendesk.com.mx/support/features/knowledge-base-software/) o ProProfs (https://www.proprofs.com/knowledgebase/).
- De código libre: son aquellos que se pueden descargar y modificar libremente sin pagar por su uso. Suelen ofrecer menos funcionalidades, soporte técnico y personalización. Algunos ejemplos son MediaWiki (https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki/es), DokuWiki (https://www.dokuwiki.org/dokuwiki) o OpenKM (https://www.openkm.com/es/).
La aplicación de un KMS en una empresa implica seguir una serie de pasos para implementar la estrategia y la herramienta adecuadas. Algunos pasos son:
- Definir los objetivos, las necesidades, el alcance, el presupuesto y el cronograma del proyecto KMS.
- Elegir el software KMS más adecuado para la empresa según sus características, funcionalidades, precio y compatibilidad con otros sistemas existentes.
- Instalar, configurar y personalizar el software KMS según los requisitos definidos previamente. También implica realizar pruebas, formar a los usuarios y migrar los datos desde los sistemas anteriores al nuevo sistema KMS.
- Evaluar los resultados obtenidos con el nuevo sistema KMS, resolver los posibles problemas o incidencias que surjan, realizar el mantenimiento y la actualización del software y proponer mejoras continuas.
Un ejemplo de una empresa reconocida o popular que utiliza un KMS es Amazon Web Services (AWS), que ofrece un servicio llamado AWS Key Management Service (KMS) para gestionar las claves criptográficas que se utilizan para proteger los datos que se almacenan en sus servicios. AWS KMS permite a los usuarios crear, administrar, rotar y auditar las claves que se utilizan para cifrar y descifrar los datos, así como controlar quiénes pueden acceder a ellas. AWS KMS está integrado con otros servicios de AWS, como Amazon S3, Amazon EBS, Amazon RDS, Amazon Redshift, etc., lo que facilita el cifrado de los datos en reposo. AWS KMS también está integrado con AWS CloudTrail para ayudar a realizar auditorías que detecten quién utilizó determinadas claves, en qué recursos y cuándo lo hizo.
Otro ejemplo: